Englannin äännön tukeminen: vanhempien, opettajien ja rehtoreiden henkilötiedot
Created by Miika Pekkarinen, last modified by Miika Pekkarinen on 29 September 2020, 08:31

29.9.2020

Rekisterin tyyppi

  • Tutkimushanke
  • Muu, mikä:

Tietosuojailmoitus on julkaisu osoitteessa:

(täydennä missä julkaistu, esim. linkki nettisivulle)

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Tutkimukseen osallistumisen voi keskeyttää.

  •  Tietosuojailmoitus on toimitettu tutkittavalle tutkimuksen osallistumisen yhteydessä, ennen suostumuksen antamista henkilötietojen käsittelyyn.


1. Rekisterin nimi, kuvaus ja hankkeen/tutkimuksen kestoaika



  • Tämä on uusi hanke.
  • Tämä on jatkohanke aikaisemmalle hankkeelle:


Hankkeen kuvaus xxxx ja kesto

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

2a. Rekisterinpitäjä

Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto

puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.

s-posti: tietosuoja@nmi.fi 

2b. Rekisterin yhteyshenkilö

Heikki Lyytinen

s-posti: heikki.j.lyytinen@jyu.fi



3. Yhteistyöhankkeen osapuolet ja vastuunjako (yhteisrekisterinpitäjät)

  • Henkilörekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä. 
  • Henkilörekisteri on hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä.

(erittele yhteistyöhankkeen kumppanit/henkilöt ja roolit jos yhteiskäytössä. Huom! Pelkkä tietojen näyttäminen on henkilötietojen käsittelyä. Roolilla tarkoitetaan mitä yhteistyökumppani tekee datalla.)


4. Henkilötietojen käsittelijät

  • Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä.
  • Seuraavat kolmannet tahot käsittelevät henkilörekisteriä. Erillinen sopimus laadittu kunkin tahon kanssa:


5. Hankehenkilöstö/tutkimuksen suorittajat

Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Mahdollisesti muut henkilötietoja käsittelevät henkilöt (tarkenna: opiskelijat, harjoittelijat ja ryhmänohjaajat) laativat erillisen salassapitosopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.


6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta muualle.


7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

(kuvaa tähän mitä varten henkilötietoja on tarve kerätä ja mihin eri tarkoituksiin tietoja hankkeen aikana käytetään)


8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla)

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Voit perua suostumuksen milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. ohje kohdasta 15).
  • Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin:


9. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää

  • Osallistujan (rehtorin, opettajan tai lapsen vanhemman) nimi
  • Osallistujan (rehtorin, opettajan tai lapsen vanhemman) sähköpostiosoite
  • Osallistujan (rehtorin, opettajan tai lapsen vanhemman) oppilaitos
  • Osallistujan (rehtorin, opettajan tai lapsen vanhemman) luokka

(erittele yksitellen kaikki kerättävät henkilötiedot sekä kerättävän aineiston arvioitu kokonaismäärä)


10. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään

Arvioi kuinka isolta joukolta aineistoa rekisteriin kokonaisuudessaan kerätään:

  • alle 200:lta henkilöltä
  • 200 - 2 000 henkilöltä
  • 2 000 - 10 000 henkilöltä
  • yli 10 000 henkilöltä

Kerättävän datan luonne:

  • karttuva data

Lisähuomiot:

Data karttuu muutaman kk ajan aikavälillä TÄYDENNÄ

11. Mistä henkilötietoja kerätään

  • Rehtorit ilmoittavat vapaaehtoisesti oppilaitoksen osallistumisesta tutkimukseen. Tällöin kerätään ilmoittaneen rehtorin yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite), sekä osallistuvan oppilaitoksen nimi.
  • Opettajat ilmoittavat osallistuvan oppilaitoksen oman luokan vapaaehtoisesti mukaan tutkimukseen. Tällöin kerätään ilmoittaneen rehtorin yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite).
  • Osallistuvan luokan lapsen vanhemmat ilmoittavat vapaaehtoisesti lapsen mukaan tutkimukseen. Tällöin kerätään ilmoittaneen vanhemman yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite), mutta ei kuitenkaan mitään lapseen liittyviä henkilötietoja.

(täydennä mistä lähteistä henkilötiedot kerätään, esim. rekisteröity itse tai hänen huoltajansa tai hänen huoltajansa luvalla, kuten opettajat, antaa kerättävät tiedot. Tarkenna myös millä tavoin henkilötietoja kerätään.)


12. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko

  • Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.
  • Profilointia tehdään rekisteritietoihin seuraavasti:


13. Eettinen ennakkoarviointi tai vaikutustenarviointi

Oulussa käsitelty tavalla joka vastaa eettisen toimikunnan käsittelyä, Jyväskylässä ei ole vaadittu.


Rekisterinpitäjä on sitoutunut noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä kaikessa toiminnassaan. 

  • Pyydetty lisäksi ulkoinen lausunto: (täydennä minkä tahon toimesta tehty)


14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet

  • Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
  • Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.



15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamiseksi valitut suojatoimet (valitse yksi tai useampi vaihtoehto)

  • Toimenpiteet, joilla on jälkeenpäin mahdollista varmistaa ja todentaa kenen toimesta henkilötietoja on tallennettu, muutettu tai siirretty.
  • Toimenpiteet, joilla parannetaan henkilötietoja käsittelevän henkilöstön osaamista.
  • Tietosuojavastaavan nimittäminen.
  • Rekisterinpitäjän ja käsittelijän sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin.
  • Henkilötietojen pseudonymisointi.
  • Henkilötietojen salaaminen.
  • Toimenpiteet, joilla käsittelyjärjestelmien ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvien palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus taataan, mukaan lukien kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa.
  • Menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
  • Menettelysäännöt, joilla varmistetaan tietosuoja-asetuksen ja tämän lain noudattaminen siirrettäessä henkilötietoja tai käsiteltäessä henkilötietoja muuhun tarkoitukseen.

Suorien tunnistetietojen käsittely tutkimuksessa (valitse yksi)

  • Suoria tunnistetietoja ei kerätä.
  • Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa tutkimusaineistosta (pseudonymisoidaan), mutta koodiavain säilytetään. Koodiavaimella tarkoitetaan tapaa jolla henkilötiedot ja tutkimusdata voidaan epäsuorasti yhdistää.
  • Suorat tunnistetiedot poistetaan lopullisesti (eli myös koodiavain hävitetään analysointivaiheessa).
  • Suoria tunnisteita ei poisteta analysointivaiheessa, koska: (perustelut)


16. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.  Peruminen tehdään Niilo Mäki -säätiön tietopyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi). 

Rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista voidaan tarvittaessa poiketa, jos oikeuksia rajoitetaan kansallisessa lainsäädännössä, tieteellisessä tutkimuksessa seuraavin suojatoimin, jos se on tarpeellista:

  1. Henkilötietojen käsittely perustuu tutkimussuunnitelmaan.
  2. Tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä.
  3. Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta (tilastointi( varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
  4. Jos tutkimuksessa käsitellään tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohdassa 1 (erityiset henkilötietoryhmät) ja artiklassa 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot) tarkoitettuja henkilötietoja, niin em. kohtien 1 - 3 noudattamisen lisäksi on esitetty (HE 9/2018 vp), että tulee tehdä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi ja toimittaa se tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista, jos tutkimuksessa on tarpeen poiketa 15, 16, 18 ja 21 artiklassa säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista.

(Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin edellä kerrotut oikeudet todennäköisesti estävät tai vaikeuttavat suuresti tutkimuksen tarkoitusten saavuttamisen. Esimerkiksi tilanteessa, jossa tutkimusaineisto on täysin pseudonymisoitu tai anonymisoitu eikä rekisterinpitäjällä ole koodiavainta hallussaan, voisi rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttäminen vaikeuttaa tutkimuksen tekemistä suuresti.)

Seuraavista rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista poiketaan:

  • Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).
  • Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
  • Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17).
  • Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18).
  • Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21) eli kieltää niiden käsittely.

(täydennä perustelut jos rekisteröidyn oikeuksista on tarve poiketa)


17. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi

Säilyttäminen

Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa kunnes hanke tai tutkimus on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.

(tarkenna säilytysaikoja tarvittaessa)

Arkistointi

Mahdollinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään kun säilyttämiselle ei ole enää em. kohdan mukaisia perusteita.


18. Muutokset tietosuojailmoitukseen

Mahdolliset muutokset rekisterin käsittelyn aikana kohtiin 2b, 3, 4, 5 ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä tietosuojailmoituksesta osoitteessa: (täydennä tähän linkki)

Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille etukäteen.

Muutosloki