01.11.2021
Rekisterin tyyppi
- Tutkimushanke
- Muu, mikä:
Tietosuojailmoitus on julkaisu osoitteessa hahku.fi/tietosuojailmoitus
1. Rekisterin nimi, kuvaus ja hankkeen/tutkimuksen kestoaika
- Tämä on uusi hanke.
- Tämä on jatkohanke aikaisemmalle hankkeelle: Hahku
Henkilörekisteri hahmottamisen kuntoutuksen (HAHKU) hankkeessa 2018-2024.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2a. Rekisterinpitäjä
Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.
s-posti: tietosuoja@nmi.fi
2b. Rekisterin yhteyshenkilö
Suvi Ylönen, projektikoordinaattori, suvi.ylonen@nmi.fi, 040 665 1104
3. Yhteistyöhankkeen osapuolet ja vastuunjako (yhteisrekisterinpitäjät)
- Henkilörekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä.
- Henkilörekisteri on hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä.
4. Henkilötietojen käsittelijät
- Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä.
- Seuraavat kolmannet tahot käsittelevät henkilörekisteriä. Erillinen sopimus laadittu kunkin tahon kanssa:
5. Hankehenkilöstö/tutkimuksen suorittajat
Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Hankkeessa mahdollisesti mukana olevien opiskelijoiden ja/tai harjoittelijoiden kanssa laaditaan erilliset salassapitosopimukset rekisterinpitäjän kanssa ja he ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta muualle.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
HAHKU-hankkeessa tuotetaan hahmottamishäiriöisten toimintakyvyn tukemiseen tarkoitettu verkkopohjainen oppimisympäristö sekä mobiilisovellus tai muu responsiivinen materiaali ja koulutetaan yhteistyönä yhteistyöjärjestöjen kanssa kokemusosaajaverkosto toimintakykyä tukevan harjoittelun ohjaajiksi. Lisäksi hankkeessa koulutetaan 2. asteen ammattilaisia (opettajat, koulupsykologit, kuraattorit, opinto-ohjaajat ja erityisopettajat) hahmottamisen kysymyksissä.
HAHKU-hankkeessa käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hankkeen asiakasviestintä ja hankkeen toiminnasta sekä alan tutkimuksesta tiedottaminen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään Hahmola-oppimisympäristön ylläpidossa, mobiilisovelluksen tai muun responsiivisen materiaalin ylläpidossa sekä tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisissa (esim. EDUCA, Hyvä Alku). Näiden lisäksi henkilötietoja käsitellään hankkeen yhteydessä toteutettavien opinnäytetöiden tutkimusluvissa.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla)
- Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Voit perua suostumuksen milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. ohje kohdasta 15).
- Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin:
9. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää
Hankkeella on käytössä yksi henkilötietorekisteri, johon liitetään henkilötiedot seuraavilta tiedonkeruulomakkeilta:
- Yhteydenottolomake hahku.fi-sivulla: nimi, sähköposti, mahdolliset vapaavalintaiset tiedot viestikentässä.
- Hahmola-oppimisympäristön rekisteröitymislomake: nimi, sähköposti sekä vapaavalintaisesti asuinpaikkakunta
- Koulutusten ja tapahtumien osallistumis- ja palautelomakkeet: nimi, sukupuoli, ikä, sähköposti, puhelinnumero, asuinpaikkakunta, työpaikka, ammatti, erityisruokavalio. Osallistujista voidaan myös luoda sähköpostilista.
- Tutkimuslupa: nimi, sähköposti, puhelin, asuinpaikkakunta, syntymävuosi, sukupuoli, ammattinimike sekä työkokemus vuosina. Tutkimusluvassa kysytään lisäksi suostumista yhteystietojen käyttöön tutkimusaineiston käsittelijöille, haluaako osallistua haastatteluun sekä antaako luvan tehtävien luovuttamisesta tutkimuskäyttöön ja millä tavalla.
- Uutiskirjeen sähköpostilistalle liittyminen -lomake: nimi ja sähköpostiosoite, (paikkakunta, edustamasi taho, ikähaarukka)
- Mobiilisovellus tai muu responsiivinen materiaali: nimi ja sähköpostiosoite, ikä, paikkakunta
Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin poimia rekisteröityjä kohdennettuun tiedotukseen sen mukaan, millaisista koulutuksista tai hankkeen toiminnasta henkilö on ollut kiinnostunut.
10. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään
Arvioi kuinka isolta joukolta aineistoa rekisteriin kokonaisuudessaan kerätään:
- alle 200:lta henkilöltä
- 200 - 2 000 henkilöltä
- 2 000 - 10 000 henkilöltä
- yli 10 000 henkilöltä
Kerättävän datan luonne:
- karttuva data
Lisähuomiot:
11. Mistä henkilötietoja kerätään
Henkilötietoja kerätään hankkeen toiminnasta ja sisällöistä kiinnostuneilta sekä koulutuksiin ja harjoitussivuston käyttöön osallistuvilta henkilöiltä. Lisäksi henkilötietoja kerätään opinnäytetöihin liittyviin kohdennettuihin tutkimuslupiin. Tiedot kerätään asianosaisilta itseltään sähköpostilla, puhelimitse, tapaamisissa ja/tai tapahtumien yhteydessä. Voit perua suostumuksesi milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. kohta rekisteröidyn oikeudet).
12. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko
- Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.
- Profilointia tehdään rekisteritietoihin seuraavasti:
13. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet
- Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.
15. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Peruminen tehdään Niilo Mäki -säätiön tietopyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista voidaan tarvittaessa poiketa, jos oikeuksia rajoitetaan kansallisessa lainsäädännössä, tieteellisessä tutkimuksessa seuraavin suojatoimin, jos se on tarpeellista:
- Henkilötietojen käsittely perustuu tutkimussuunnitelmaan.
- Tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä.
- Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta (tilastointi( varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.
- Jos tutkimuksessa käsitellään tietosuoja-asetuksen artiklan 9 kohdassa 1 (erityiset henkilötietoryhmät) ja artiklassa 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot) tarkoitettuja henkilötietoja, niin em. kohtien 1 - 3 noudattamisen lisäksi on esitetty (HE 9/2018 vp), että tulee tehdä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi ja toimittaa se tietosuojavaltuutetun toimistoon 30 päivää ennen tutkimuksen aloittamista, jos tutkimuksessa on tarpeen poiketa 15, 16, 18 ja 21 artiklassa säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista.
Seuraavista rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista poiketaan:
- Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).
- Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
- Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17).
- Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18).
- Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21) eli kieltää niiden käsittely.
16. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi
Säilyttäminen
Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa kunnes hanke tai tutkimus on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.
Arkistointi
Mahdollinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään kun säilyttämiselle ei ole enää em. kohdan mukaisia perusteita.
17. Muutokset tietosuojailmoitukseen
Mahdolliset muutokset rekisterin käsittelyn aikana kohtiin 2b, 3, 4, 5 ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä tietosuojailmoituksesta osoitteessa: (täydennä tähän linkki)
Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille etukäteen.