25.11.2022
Ilmoitus koskee henkilötietojen käsittelyä Vikke-harjoitusympäristössä rekisterinpitäjän (kunta, oppilaitos tai vastaava) lukuun.
Rekisterinpitäjä (kunta, oppilaitos tai vastaava) ja henkilötietojen käsittelijä (Niilo Mäki -säätiö) laativat henkilötietojen käsittelystä erillisen sopimuksen (Henkilötietojen käsittelysopimus)
Ilmoitus henkilötietojen käsittelystä VIKKE-harjoitusympäristösssä on julkaisu osoitteessa:
1. yhteyshenkilö
Laura Kanto
Niilo Mäki Instituutti (Niilo Mäki -säätiö sr), PL 29, 40101 Jyväskylä
2. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Mahdollisesti muut henkilötietoja tilapäisesti käsittelevät henkilöt, kuten harjoittelijat tai opiskelijat, laativat erillisen salassapitosopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.
Kolmannet tahot eivät käsittele henkilörekisteriä.
3. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta muualle.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja (palvelun käyttäjien yhteystiedot) käsitellään käyttäjän tunnistamiseksi, käyttötuen antamiseksi, sekä tärkeiden palvelun käyttöä ja turvallisuutta koskevien tiedotteiden välittämiseksi. Tunnistetietoihin rinnastettavia tietoja (harjoitteista tallennetut videot) käytetään harjoitteen käyttämiseksi (opettaja ja opiskelija), harjoitteen kehittämiseksi sekä tärkeiden palvelujen käyttöä ja turvallisuutta koskevien asioiden selvittämiseksi.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (EU 679/2016)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Rekisteröity voi perua suostumuksensa milloin vain syytä ilmoittamatta.
6. Mitä ja minkä verran henkilötietoja rekisteri sisältää
Palveluun rekisteröidyltä kerätään käyttöönoton yhteydessä seuraavat henkilötiedot:
- Sähköpostiosoite
- Salasana (säilytetään tiivisteenä salatussa muodossa
Palvelun käytöstä kertyy seuraavia tunnistetietoihin rinnastettavia tietoja:
- Psedonyyminä oppilan käyttäjänimi
- Opetusryhmä
- Videomuotoinen viittomakielellä viitottu harjoite/tuotos: Videotallenteet tehtävätyypeissä on tunnisteellista tietoa, joka on ainoastaan oppilaan ja oppilaan oman opettajan nähtävissä ja ladattavissa.
Järjestelmästä on mahdollista tallentaa materiaalin tutkimus- ja kehittämistyöhön tarkoitettua anonymisoitua tietoa. Tämä anonymisoitu tieto ei sisällä henkilötietoja, eikä videotallennetta. Tätä anonymisoitua tietoa voidaan käyttää tutkimus- ja kehittämistyössä Niilo Mäki -säätiön ja sen tutkimusyhteistyökumppaneiden toimesta.
7. Kuinka isolta joukolta henkilötietoja kerätään
Rekisteriin kerätään kokonaisuudessaan aineistoa 200 - 2 000 henkilöltä.
Kerättävän aineiston luonne on karttuva.
Lisähuomiot: Videoita kertyy harjoitteiden tekemisen yhteydessä ja ne ovat olennainen osa harjoitetta.
8. Mistä henkilötietoja kerätään
Asiakkaiden (palveluun rekisterityneet opettajat/ohjaajat) henkilötiedot (sähköpostiosoite) kerätään rekisteröidyltä suoraan palvelun käyttöönoton yhteydessä.
Opiskelijoiden/oppilaan henkilötiedot (oppilaan käyttäjänimi ja opetusryhmä) syötetään opettajan (tai opiskelijan/oppilaan itsensä) toimesta palvelun käyttöönoton yhteydessä.
Videomuotoinen materiaali kertyy palvelun käytön yhteydessä, kun oppilas suorittaa palvelun harjoitteita.
9. Profilointi / rekisteriin kohdistuva automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä.
10. Eettinen ennakkoarviointi tai vaikutustenarviointi
Niilo Mäki -säätiö on sitoutunut noudattamaan hyvää tieteellistä käytäntöä kaikessa toiminnassaan.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja asianmukaiset suojatoimet
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
12. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojaamiseksi valitut suojatoimet
- Toimenpiteet, joilla on jälkeenpäin mahdollista varmistaa ja todentaa kenen toimesta henkilötietoja on tallennettu, muutettu tai siirretty.
- Toimenpiteet, joilla parannetaan henkilötietoja käsittelevän henkilöstön osaamista.
- Tietosuojavastaavan nimittäminen.
- Rekisterinpitäjän ja käsittelijän sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin.
- Toimenpiteet, joilla käsittelyjärjestelmien ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvien palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus taataan, mukaan lukien kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa.
- Menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
Suorien tunnistetietojen käsittely tutkimus- ja kehittämistoiminnassa
- Suorat tunnistetiedot poistetaan aineistosta, kun aineistoa käytetään VIKKE-harjoitusympäristön tutkimus- ja kehittämistarkoituksiin.
16. Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen
Rekisterinpitäjän vastuulla on käsitellä rekisteröityjen henkilötietojen tarkistus- ja rekisteristä poistamispyynnöt ja toteuttaa muutokset/poistamiset VIKKE -harjoitus järjestelmässä itse tai pyytämällä henkilötietojen käsittelijää (Niilo Mäki -säätiö) poistamaan tiedot. Poistamispyynnön tekee henkilötietojen käsittelysopimuksessa mainittu rekisterinpitäjän yhteyshenkilö.
Rekisterinpitäjä varmistaa, että rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
17. Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi
Säilyttäminen
Henkilörekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön hallinnoimilla palvelimilla Jyväskylän yliopiston konesalissa. Tilassa on ympärivuorokautinen vartiointi, tallentava kameravalvonta, kulkuoikeudet vain rajatuilla nimetyillä henkilöillä, kahdennettu sähkönsyöttö ja Argon-kaasusammutuslaitteisto. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia, käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.
Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön palvelimilla Suomessa niin kauan kuin rekisteröity opettaja/palvelun käyttäjä käyttää palvelua. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.
Arkistointi
Mahdollinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään kun säilyttämiselle ei ole enää em. kohdan mukaisia perusteita. Tutkimusaineistoa, joka ei sisällä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi.
18. Muutokset tietosuojailmoitukseen
Mahdolliset muutokset ilmoitetaan julkisesti nähtävillä olevassa ajantasaisessa versiossa tästä ilmoituksesta.
Mahdollisista merkittävistä muutoksista tähän ilmoitukseen ilmoitetaan rekisterinpitäjille erikseen.
Muutosloki
- Ilmoitus on julkaistu 25.11.2022